Company gathering adalah momen penting bagi sebuah perusahaan untuk mempererat hubungan antar-karyawan, meningkatkan motivasi kerja, dan membangun budaya perusahaan yang solid. Salah satu tempat terbaik untuk mengadakan acara ini adalah di Graha Matapel Hall, sebuah venue yang strategis di Jakarta Barat dengan fasilitas lengkap dan desain modern. Artikel ini akan membahas secara mendalam apa saja yang perlu dipersiapkan untuk mengadakan company gathering yang sukses di Graha Matapel Hall.
Keunggulan Graha Matapel Hall untuk Company Gathering
1. Lokasi Strategis
Terletak di Jakarta Barat, Graha Matapel Hall mudah diakses dari berbagai area, baik dengan kendaraan pribadi maupun transportasi umum. Lokasi strategis ini memudahkan kehadiran semua peserta.
2. Fasilitas Lengkap
Hall ini dilengkapi dengan sistem audio-visual modern, AC, dan ruang serbaguna yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan acara, mulai dari seminar hingga pesta santai.
3. Desain yang Elegan
Interior yang modern dan fleksibel membuat suasana gathering terasa profesional namun tetap nyaman untuk semua peserta.
4. Kapasitas Luas
Graha Matapel Hall mampu menampung banyak tamu, sehingga cocok untuk perusahaan besar maupun kecil.
Apa Saja yang Harus Dipersiapkan?
Berikut adalah langkah-langkah dan persiapan yang harus dilakukan untuk menyelenggarakan company gathering di Graha Matapel Hall.
1. Tentukan Tujuan dan Tema Gathering
Setiap gathering harus memiliki tujuan yang jelas. Apakah untuk:
Meningkatkan semangat tim?
Mengapresiasi kinerja karyawan?
Memperkenalkan visi baru perusahaan?
Setelah menentukan tujuan, pilih tema yang sesuai, seperti:
“Stronger Together” untuk mempererat kerja sama tim.
“Celebrating Success” untuk merayakan pencapaian perusahaan.
“Innovation Day” untuk memotivasi inovasi di lingkungan kerja.
Tema ini akan menentukan dekorasi, susunan acara, hingga dress code.
2. Tentukan Anggaran
Perencanaan anggaran yang matang sangat penting untuk memastikan semua kebutuhan acara terpenuhi. Komponen anggaran yang perlu diperhatikan meliputi:
Sewa Venue: Biaya sewa Graha Matapel Hall.
Dekorasi: Sesuaikan dengan tema acara.
Konsumsi: Catering makanan dan minuman.
Hiburan: Band, MC, atau komedian.
Perlengkapan: Penyewaan tambahan seperti panggung atau perlengkapan teknis.
3. Penyusunan Rundown Acara
Buat susunan acara yang menarik dan dinamis. Berikut contoh rundown sederhana:
08.00-09.00: Registrasi dan sarapan pagi.
09.00-09.30: Pembukaan oleh MC.
09.30-10.30: Ice-breaking games.
10.30-12.00: Presentasi motivasi atau workshop.
12.00-13.00: Makan siang.
13.00-14.30: Team building activity.
14.30-15.30: Penghargaan karyawan terbaik.
15.30-16.00: Penutupan dan foto bersama.
Pastikan durasi setiap segmen cukup fleksibel untuk mencegah keterlambatan.
4. Dekorasi dan Setting Venue
Dekorasi adalah elemen penting untuk menciptakan suasana sesuai tema gathering. Graha Matapel Hall menawarkan ruang yang fleksibel sehingga mudah untuk mendesain sesuai kebutuhan. Beberapa tips dekorasi:
Gunakan warna perusahaan dalam tema dekorasi.
Sediakan backdrop untuk foto bersama dengan logo perusahaan.
Tambahkan elemen visual seperti standing banner atau LED screen untuk menampilkan pesan perusahaan.
5. Pilihan Konsumsi
Katering adalah elemen penting dalam sebuah acara. Berikut tips memilih konsumsi:
Pilih menu yang cocok untuk semua peserta, termasuk pilihan vegetarian atau bebas alergen.
Sediakan makanan ringan dan minuman di sela-sela acara.
Pertimbangkan gaya penyajian: buffet untuk suasana santai atau plated meal untuk suasana formal.
6. Hiburan dan Aktivitas
Agar acara lebih berkesan, sediakan hiburan yang sesuai dengan preferensi peserta. Beberapa pilihan hiburan meliputi:
Live Band: Musik akustik atau band top 40.
Games Interaktif: Seperti kuis berhadiah, teka-teki tim, atau lomba karaoke.
Motivational Speaker: Seorang pembicara inspiratif dapat memberikan nilai tambah pada acara Anda.
7. Dokumentasi
Jangan lupakan dokumentasi! Rekam momen-momen penting selama acara untuk kenang-kenangan perusahaan.
Sewa fotografer dan videografer profesional.
Siapkan photo booth dengan tema khusus agar peserta bisa mengambil foto unik.
8. Evaluasi Pasca-Acara
Setelah gathering selesai, lakukan evaluasi untuk mengetahui kesuksesan acara. Mintalah feedback dari peserta untuk memperbaiki acara berikutnya.
Gunakan form digital atau diskusi singkat untuk mengetahui:
Apa yang disukai peserta?
Apa yang bisa ditingkatkan?
Bagaimana dampak gathering terhadap motivasi karyawan?
Checklist Persiapan Company Gathering
Berikut adalah checklist praktis untuk memastikan semua persiapan berjalan lancar:
1. Konfirmasi tanggal dan booking Graha Matapel Hall.
2. Tentukan tema dan susunan acara.
3. Susun anggaran dan distribusikan ke tim.
4. Hubungi vendor (dekorasi, katering, hiburan).
5. Sewa fotografer dan videografer.
6. Siapkan perlengkapan tambahan (panggung, sound system).
7. Informasikan jadwal kepada peserta melalui undangan atau email.
8. Lakukan briefing dengan tim panitia sebelum hari H.
Tips Sukses Menyelenggarakan Gathering di Graha Matapel Hall
1. Pesan Venue Lebih Awal
Karena popularitasnya, Graha Matapel Hall sering dipesan jauh-jauh hari. Pastikan Anda memesan setidaknya 3-6 bulan sebelumnya.
2. Gunakan Teknologi Modern
Manfaatkan fasilitas audiovisual yang ada untuk mendukung presentasi, video, atau hiburan interaktif.
3. Libatkan Peserta Secara Aktif
Buat aktivitas yang melibatkan semua peserta, seperti ice-breaking games atau team-building activity.
4. Siapkan Suvenir Eksklusif
Berikan suvenir seperti tumbler atau tote bag bertema acara untuk kenang-kenangan.
