Tujuan Adanya Virtual Office dan Berbagai Keuntungannya – Bagi perusahaan dan start up yang baru berkembang, kepemilikan kantor merupakan hal yang penting. Selain digunakan untuk bekerja, kantor virtual juga dapat Anda manfaatkan untuk menerima klien dan pelanggan. Namun masalah biaya biasanya menjadi penghambat perusahaan pemula untuk membeli kantor sendiri.
Salah satu solusi untuk masalah tersebut adalah menggunakan kantor virtual, atau sering disebut sebagai virtual office. Dengan adanya kantor virtual, maka Anda tetap bisa melakukan berbagai aktifitas kerja yang serupa dengan penggunaan kantor.
Tujuan Adanya Virtual Office
Tujuan adanya kantor virtual sebenarnya sederhana, utamanya adalah mengurangi anggaran yang dibutuhkan oleh perusahaan menengah dan kecil untuk memiliki kantor. Dengan budget yang terbatas, Anda tetap bisa memiliki kantor secara virtual untuk aktifitas harian.
Adanya kantor virtual juga sebagai bentuk pengurangan fisik akan adanya kantor konvensional. Pengurangan yang dimaksud bukan pengurangan jumlah tenaga kerja, melainkan bentuk fisik dari kantor itu sendiri, seperti ruangan, meja, kursi, maupun bagian penyimpanan arsip. Semua aspek tersebut tetap bisa digunakan di kantor virtual secara maksimal.
Penggunaan virtual office juga sebagai solusi terhadap masalah lingkungan yang ada di kota besar, yakni kepadatan bangunan. Seperti yang diketahui, kota besar menjadi pusat untuk berbagai aktifitas ekonomi dan bisnis, membuatnya menjadi lahan basah yang tepat untuk tempat berkembang perusahaan dan start up kelas menengah.
Dengan adanya kantor virtual, pembangunan kantor dan gedung baru bisa ditekan, namun tidak menghambat dan mengurangi efisiensi kerja yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Ia juga membuat sistem kerja menjadi lebih dinamis dan fleksibel untuk karyawan dan generasi muda milenial.
Kelebihan Kantor Virtual
Setelah mengetahui tujuan dari adanya kantor virtual, berikut merupakan berbagai kelebihannya dibandingkan dengan kantor konvensional, diantaranya:
- Biaya Operasional Efisien
Adanya pembangunan kantor dan gedung membuat biaya operasional menjadi tinggi untuk perusahaan kelas menengah. Karena itu adanya kantor dengan model seperti ini bisa mengurangi biaya operasional dan juga perawatan suatu gedung.
Anda bisa memanfaatkan dana yang dimiliki untuk biaya produksi maupun gaji bagi karyawan yang bekerja di perusahaan Anda. Peralatan kantor kadang tersedia di virtual office, sehingga Anda masih bisa mengurangi anggaran yang sudah ditetapkan.
- Jaringan Komunikasi Formal
Selanjutnya terkait dengan teknis komunikasi yang dilakukan di kantor virtual. Walaupun memiliki sifat maya atau non-fisik, namun bukan berarti komunikasi yang dilakukan menjadi lebih sulit. Adanya teknologi dan internet malah akan membuat prosesnya menjadi lebih ringkas dan efisien.
Jangan khawatir mengenai legalita kantor virtual, sebab adanya jenis kantor ini sudah diakui secara formal. Seluruh bentuk komunikasi juga bisa Anda lakukan secara daring jika memang diperlukan, bahkan semua bentuk komunikasi akan tercatat dengan baik.
- Rapat Daring
Dengan perkembangan teknologi, proses temu dan rapat juga bisa dilakukan secara daring menggunakan aplikasi video conference. Ini tentu akan memudahkan karyawan maupun klien yang tidak bisa datang ke kantor karena keterbatasa jarak. Semua peralatan, khususnya dokumen elektronik tetap dapat Anda transmisikan dengan baik.
Adanya rapat dengan konsep daring ini juga bisa membantu pengurangan polusi lingkungan, khususnya terkait dengan macet dan polusi udara. Waktu karyawan menjadi lebih produktif dengan menggunakan virtual office.
- Karyawan dengan Kebutuhan Khusus
Adanya kantor virtual juga bisa membantu Anda, terutama untuk mereka yang belum bisa datang ke kantor secara fisik. Misalnya masih memiliki tanggungan anak kecil, penyangdang disabilita, hingga pekerja yang sudah lanjut usia.
Dengan adanya kantor virtual maka proses kerja bisa lebih menjadi efisien dan setara untuk semua pihak. Mereka yang tidak bisa bertandang ke kantor fisik tetap dapat melakukan aktifitas temu secara daring dengan menggunakan apliaksi video conference dan kantor virtual.
Itulah berbagai kelebihan yang bisa Anda dapatkan ketika menggunakan virtual office sebagai tempat kerja yang efisien dan efektif. Untuk perusahaan dan start up yang baru berkembang dan masih belum dapat menyewa kantor secara fisik, maka kantor virtual bisa menjadi pilihan yang direkomendasikan.
